Massnahmen überwachen
Im vierten Prozessschritt geht es um die Überwachung der Entwicklung der internationalen Beschaffungsrisiken. Ähnlich einem Navigator wird geprüft, ob die beschlossenen Massnahmen zur Kontrolle der Risiken umgesetzt werden, ob sie Wirkung zeigen, die Schadenpotentiale und Eintrittswahrscheinlichkeiten wie gewünscht reduziert werden und wie sich die Risikoexposition des Unternehmens insgesamt entwickelt.
Das zentrale Werkzeug für die Risikoüberwachung ist der Massnahmenkatalog der Risikobewältigung aus dem vorangegangenen Prozessschritt Risikobewältigung (Tabelle 25)
Eine Risikoüberwachung funktioniert in der Praxis nur dann effektiv, wenn die Risiken, die Eintrittswahrscheinlichkeiten und die Schadensauswirkungen klar beschrieben und nachvollziehbar quantifiziert werden. Auch die getroffenen Massnahmen bedürfen einer unmissverständlichen Definition mit hinterlegten Aktivitäten und Zuständigkeiten. Diese To-do-Liste kann unterschiedlich detailliert und umfangreich ausfallen. Generell gilt: Je allgemeiner und zufälliger die Beschreibungen und die Quantifizierungen ausfallen, desto schwieriger und auch unverlässlicher gestaltet sich die Überwachung der Risiken.
Der Massnahmenkatalog und die Aktivitäten bedürfen einer regelmässigen Überprüfung mit Reporting einschliesslich der Überarbeitung der identifizierten Risiken (Anpassung der Massnahmen, Neubewertung der Auswirkungen und der Eintrittswahrscheinlichkeiten). Im Fokus der Beobachtungen liegen deren Veränderungen und nicht die absoluten Werte, da diese i.d.R. auf Beurteilungen basieren und nur in Ausnahmefällen auf fundierten (gemessenen oder nachvollziehbar berechneten) Werten beruhen. Statt endlose Debatten über die Richtigkeit der Werte und Zuordnungen zu führen gilt hier das Motto: «Lieber ungefähr richtig als genau falsch».
Damit schliesst sich der Kreislauf und es erfolgt ein erneuter Durchlauf der vier Prozesse-Schritte. Dieser erneute Durchlauf sollte nach der erstmaligen Implementierung des Risikomanagement Prozesses relativ rasch erfolgen, damit man relevante Veränderungen früh erkennt. Je mehr Erfahrung ein Unternehmen mit dem internationalen Beschaffungsrisiko Management hat, desto länger können die Perioden zwischen den Durchläufen des Prozesses werden.
Frühwarnsystem einrichten
Der Prozessschritt Risikoüberwachung umfasst zusätzlich die Einrichtung eines Frühwarnsystems, das das Unternehmen frühzeitig auf die Entstehung von neuen Beschaffungsrisiken aufmerksam machen kann. Das Frühwarnsystem beobachtet interne und externe Risiken anhand von definierten Indikatoren, meldet unvorhergesehene Veränderungen und verschafft dem Unternehmen Zeit, um rechtzeitig reagieren zu können.
Tabelle 31: Frühwarnsystem Lieferantenausfall (Read (2005), S. 5)
Als Beispiel sind die Indikatoren des wichtigen Risikos eines Lieferantenausfalls in Tabelle 32 aufgeführt.
Tabelle 32: Indikatoren für das Risiko «Lieferantenausfall»
Prozess Risikoüberwachung
Im Folgenden ist der Prozessablauf «Risiken überwachen» aufgeführt. Die Spalten der Verantwortlichkeiten müssen durch jedes Unternehmen definiert werden.
Tabelle 33: Prozessablauf Risikoüberwachung
D Durchführungsverantwortung (diese Stelle ist verantwortlich für Umsetzung)
M Mitwirkung (diese Stelle ist verpflichtet mitzuwirken)
I Information (diese Stelle muss informiert werden)
GF Geschäftsführer
FB Fachbereich
MA Mitarbeitende (z.B. operative Einkäufer)
RM Risikomanager
Tabelle 34: Erläuterungen zu den Prozessschritten
Unterstützt wird der Prozess Risikoüberwachung durch das Instrument «Risiko und Massnahmenplan» (Tabelle 35) in das der Status zur Umsetzung der Risikomassnahmen eingetragen wird.
Tabelle 35: Risiko und Massnahmenplan (Risikoüberwachung) (fetter Rand: in diesem Prozessschritt auszufüllen)
Risikoüberwachung bei der Instrumente AG
Die Instrumente AG hat die Implementierung, Verantwortlichkeit sowie die Termine für die Risikobewältigungsmassnahmen geplant und verabschiedet (Tabelle 36). Die Umsetzung der Massnahmen wird periodisch überprüft und der Umsetzungsstand wird farblich im untenstehenden Dokument festgehalten.
Tabelle 36: Massnahmen überwachen bei der Instrumente AG (Status leer, weil die Analyse während dem Projekt unternommen wurde)
Um möglichst proaktiv auf Risiken der Lieferantenbeziehungen reagieren zu können, hat die Instrumente AG ein Frühwarnsystem eingerichtet. Dieses wird monatlich aktualisiert. Im Fokus stehen mögliche Liquiditätsschwierigkeiten der Lieferanten, der Verlust von Schlüsselkunden der Lieferanten und Anzeichen für grosse Organisationsänderungen bei den Lieferanten (Tabelle 37).
Tabelle 37: Frühwarnsystem der Instrumente AG